Mai bine de un sfert din timpul petrecut la muncă e pierdut cu cititul și scrisul e-mailurilor, arată un studiu al companiei de consultanță McKinsey.
În mod paradoxal, e-mailul e abolit tocmai în companiile de IT și tehnologie. Unul dintre directorii de la Cisco le-a interzis angajaților să mai utilizeze e-mailul intern.
Emailurile sunt adesea trimise la un grup intreg și, deși sunt doar câțiva oameni care trebuie să-l citească, toți membrii grupului ajung să-și piardă timpul trecând printr-o serie de mesaje care nu îi privesc.
Mai mult de atât, deși pare o unealtă modernă, e în fond tot o scrisoare, doar că e trimisă pe internet. La Cisco, angajații au trecut la conferințele web. Sunt mai rapide, mai directe și mai clare.
Alte companii folosesc aplicații de comunicare similare și chiar baze de date cu întrebări și răspunsuri, astfel încât angajații nu mai sunt nevoiți să mai trimită pe e-mail întrebări la care deja s-a răspuns. Astfel de unelte aduc companiilor un plus de 30% la productivitate, arată raportul Mckinsey.
Comunicarea pe e-mail e rigidă, se pierd detalii, e nevoie de lămuriri și durează mult până când celălalt răspunde.
Acest du-te-vino însă are și alte efecte. Un studiu pe un grup de angajați ai Microsoft a arătat că, după ce trimit un e-mail, oamenii au nevoie de un sfert de oră până se pot întoarce la o altă sarcină. Practic, le este rupt șirul ideilor și durează până când revin la starea pe care o aveau înainte să fie întrerupți.
Și IBM lucrează la înlocuirea e-mailului cu alte programe de comunicare. Managerii companiei au ajuns la concluzia că vechiul e-mail nu e un instrument productiv, ci un motiv de a amâna munca. În mai puțin de trei ani, unul dintre managerii gigantului IT a reușit să reducă numărul e-mailurilor pe care le primește cu 90%. Tocmai aceasta ar putea fi ponderea de mesaje inutile.
Directorul Atos, o companie franceză de tehnologie, estimează că doar 10% dintre e-mailurile primite de angajați sunt folositoare.
Performanța la locul de muncă nu se măsoară în numărul de e-mailuri trimise. Și totuși verificarea căsuței și raspunsul la mesaje conferă un fals sentiment de productivitate, de realizare și control asupra propriei activități.
Iar în companiile unde e-mailul e modul principal de comunicare, angajații resimt lacunele la sfârșitul programului.
Nu pot spune concret ce au realizat în acea zi. Iar compania pierde pe două părți. O dată fiindcă strategia de comunicare internă îi mănâncă productivitatea, dar și fiindcă angajații pot ajunge să își pună la îndoiala utilitatea și contribuțiile în firmă.
